تکنیک های اساسی مدیریت زمان

---

مدیریت زمان در واقع اصلاً مدیریت زمان نیست، بلکه مدیریت خود است. همه ما در شبانه روز 24 ساعت داریم، اما نحوه استفاده از آنها کاملاً به خود ما بستگی دارد. بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان شیوه‌های کار شما را بهبود می­‌بخشد، از شما در برابر حواس پرتی محافظت می­‌کند و تمرکز شما را حفظ می­‌نماید. در این محتوا ما پنج تکنیک مدیریت زمان و ابزارهای مرتبط با آن را که بیشترین تفاوت را در آنها پیدا کرده ایم، به طور خلاصه ارائه کرده ایم.

1. عمداً لیست کارهای انجام شده را نگه دارید

   تهیه فهرست کارهای انجام شده ممکن است یک تکنیک پیشگامانه به نظر نرسد، اما یکی از قوی‌ترین راه‌ها برای بهره‌وری بیشتر است. بهترین لیست برای انجام کارهای مختلف شامل کارهای سریع و فوری است که ممکن است در 10 دقیقه به پایان برسد و کارهای بزرگتر و عملیاتی که در حال انجام هستند.

   داشتن یک لیست از وظایف به شما کمک می­‌کند تا در انجام کارها هدفمند باشید و به طور موثر آنچه را که باید انجام دهید بیان می‌کند. همه وظایفی که خارج از لیست هستند کارهای ثانویه محسوب می­‌شوند و اگر ذهن شما سرگردان باشد، یک نگاه سریع به لیست شما به شما یادآوری می­‌کند که باید چه کار کنید. حفظ لیست کارهای انجام شده به شما این امکان را می­‌دهد از لذت­‌های منحصر به فرد زندگی لذت ببرید و آنچه را که می‌خواهید به دست آورید تجسم کنید و سپس راه خود را در این زمینه مشخص کنید.

2. با اولویت بندی وظایف خود را رتبه بندی کنید

   اگر نوشتن لیست کارهای انجام شده اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان است، اولویت بندی وظایف خود مرحله بعدی است. این برنامه شما را از نظر اهمیت فعالیت­‌ها در طول روز راهنمایی می­‌کند و اطمینان حاصل می­‌کند که وظایفی که بیشترین اهمیت را دارند ابتدا به آنها پرداخته می­‌شود. هنگام رتبه بندی وظایف خود، همیشه باید آنچه را که برای شما مهم است اولویت بندی کنید. مشخص کنید کدام وظایف و فعالیت­‌ها ارزش بالایی دارند که بیشترین تأثیر مثبت را بر شما، کار و تیم شما خواهد داشت. استفاده از ماتریس مدیریت زمان یک راه فوق العاده مفید برای انجام این کار است!

3. متمرکز باشید و حواستان را مدیریت کنید

   در طول روز کوچکترین اتفاقات می­‌تواند منجر به حواس­پرتی ما شود از صدای زنگ موبایل گرفته تا صحبت کردن همکاران در انجام کارها تقریباً همیشه سخت تر از آن چیزی است که تصور می­‌شود. با توجه به اینکه تمرکز مجدد پس از یک وقفه حدود 23 دقیقه طول می­‌کشد شما باید حواس پرتی‌های خود را به طور موثر مدیریت کنید تا از تمرکز خود محافظت کنید.

4. ساختارمند باشید: زمان انجام هرکار را محدود کنید

   یک برنامه منظم برای ارائه آنچه خودتان تنظیم کرده‌اید بسیار مهم است. این امر به شما کمک می­‌کند تا از کار خود محافظت کنید و یک اهرم فشار برای تکمیل آن ایجاد می‌کند. محدود کردن زمان یکی از موثرترین روش‌ها برای انجام این کار است، زیرا مانع از این می‌شود که یک کار تمام روز شما را درگیر کند و شما را از انجام چند وظیفه باز دارد.

   بسیاری از ما به طور همزمان مشغول انجام چندین کار هستیم و معتقدیم که کارهای بیشتری انجام خواهیم داد، اما در حقیقت عکس این امر صادق است. هنگامی که بر یک چیز در یک زمان تمرکز می­‌کنیم، بیشترین بهره‌وری را داریم. دوره‌های زمانی کوتاهی را برای کارهای سبک مدیریت مانند ایمیل، برنامه ریزی و بازگشت تماس‌ها و دوره‌های بزرگتر را برای کارهای دقیق‌تر، عمیق‌تر یا تحلیلی در نظر بگیرید.

5. آگاه باشید و زمان خود را پیگیری کنید

برای بهبود بخشیدن به نحوه استفاده از زمان ابتدا باید آن را درک کنید. پیگیری زمان امری ابتدایی است که این بینش و خودآگاهی را برای ایجاد تغییرات موثرتر فراهم می‌کند، فرایندهای ناکارآمد را برجسته کرده و الگوهای مولد خود را بیان می‌کند. همچنین می­‌توانید از این موضوع برای اطمینان از چگونگی عملکردتان در برابر برنامه زمان‌بندی شده خود استفاده کنید.

منبع: memory.ai